Gestion de projet : Planifier le projet

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Planifier le projet

Pourquoi planifier ?

L'utilité d'un planning :

C'est l'histoire d'un homme qui tombe du 50^ème étage. En passant devant chaque étage, il dit « jusqu'ici tout va bien ! »

Pour identifier les tâches à réaliser

Constituer un inventaire de toutes les tâches à réaliser.

En donner une représentation arborescente par décompositions successives, en partant des grandes phases du projet pour descendre jusqu'au tâches élémentaires attribuables à un intervenant.

Pour identifier les moyens à mettre en oeuvre

Formaliser l'affectation de chaque tâche et évaluer les besoins en ressources.

Pour élaborer le planning de référence du projet

Elaborer un planning prévisionnel de réalisation du projet

Ce planning servira de référence pour suivre et contrôler les délais en cours de réalisation du projet.

Le planning de référence est contractuel.

Il est de la responsabilité du chef de projet
Il engage (doit engager) tous les acteurs concernés.
Penser à impliquer ces acteurs lors de vos prévisions

Comment planifier ?

Les étapes de la planification

Le travail de planification est délicat et s'effectue en plusieurs étapes :

jalonner le projet,

Un jalon n'est atteint que lorsque le résultat est acquis de façon irréversible - Exemple : Fourniture d'un dossier.

C'est-a-dire prévoir des points de validation intermédiaires aux étapes-clés du projet. Ils permettront de mieux maîtriser l'avancement en termes de délai, de coûts et de qualité.

définir les contraintes d'enchaînement des tâches
organiser le travail dans le temps = ordonnancer le projet

Déterminer la durée d'exécution des tâches a réaliser, représenter sur un diagramme de GANTT l'organisation dans les temps des travaux, ajuster les dates en fonction des contraintes du projet : date de fin, jalons intermédiaires, etc.).

Les types de planning

Gantt (Henry Laurence)

Gantt (Henry Laurence), ingénieur américain (Calvert Country, Maryland, 1861 - Pine Island, État de New York, 1919). Il prolongea l'action de Taylor en développant l'aspect social de l'organisation du travail.

PERT

Program, Evaluation, and Review Technique - Technique de programmation, d'évaluation et de révision.

Dans les années 1950, la méthode PERT est crée par la marine américaine pour l'élaboration de ses missiles Polaris. Cette technique met graphiquement en évidence les relations entre les tâches, sous forme d'Organigramme des tâches. Le calcul du chemin critique (anciennement appelé CPM) est appliqué au PERT en 1958.

Affecter les ressources - Qui fait quoi ?

Le planning prévisionnel initial, dit de référence, s'établit de façon itérative, par ajustements successifs. Il sera mis à jour à chaque fois qu'une modification devra être prise en compte.

Définir les ressources disponibles avec la durée et le calendrier de leur disponibilité, affecter les ressources aux tâches, contrôler la compatibilité entre le calendrier de disponibilité des ressources et l'enchainement et la durée des tâches du projet, établir le tableau de charge des ressources.

Communiquer autour du planning

Le planning prévisionnel est un outil de communication

Il permet de représenter de façon synthétique l'organisation des travaux, l'affectation des ressources aux différentes tâches et en phase de suivi, les écarts entre le prévisionnel et le réalisé.

Evaluer et analyser le planning

Evaluer la durée des tâches : c'est un travail délicat qui fait largement appel à l'expérience du chef de projet. Si possible, se référer aux projets antérieurs de nature similaire.

Identifier le chemin critique, c'est-à-dire l'enchaînement des tâches qui conditionne la durée totale de réalisation du projet.

Il est important de l'identifier car si une tâche appartient au chemin critique, un retard sur celle-ci entraînera un retard sur l'ensemble du projet.
Il conviendra donc de porter une vigilance accrue sur la tenue des délais pour ces tâches critiques.

Ajuster la planification pour réduire la durée du projet.

Différentes possibilités :
1. réduire la durée des tâches en affectant des ressources supplémentaires (si ressources disponibles et impact sur les coûts acceptable)
2. fractionner les tâches et/ou prévoir des chevauchements (inconvénient : planning plus complexe et plus difficile à maîtriser)

Utiliser un logiciel de gestion de projet si possible.

Le logiciel ne prend pas en charge le travail d'analyse préliminaire mais permet de prendre en compte rapidement les ajustements ou les modifications ultérieures, de vérifier automatiquement l'utilisation des ressources, de sortir le tableau de charge, et de calculer les coûts.
Vous trouverez un exemple de ce type de logiciel sur les pages Ms Project.

Dernière mise à jour : juin 2007