GED - spécifications
générales du projet
Aujourd'hui, la GED ne répond non seulement à une
problématique d'archivage des documents, mais également de
gestion et de traitement des documents « vivants » de
l'entreprise. De ce fait, les projets GED deviennent un élément
essentiel du système d'information de l'entreprise.
L'offre s'est également très étoffée. De ce fait, faire un choix d'une solution n'est pas toujours aisé. Comme tout projet, il vous faut commencer par poser le problème avant de vous lancer. Voici ce que vous devez identifier lors des spécifications de votre projet GED pour démarrer avec toutes les chances de réussites.
L'offre s'est également très étoffée. De ce fait, faire un choix d'une solution n'est pas toujours aisé. Comme tout projet, il vous faut commencer par poser le problème avant de vous lancer. Voici ce que vous devez identifier lors des spécifications de votre projet GED pour démarrer avec toutes les chances de réussites.
Définition du projet GED
L'objet ou le produit du projet GED :
A quelles attentes répond-il ? Quels besoins doit-il satisfaire ?
- Faire circuler les documents, faciliter la diffusion interne ou externe
- Diminuer les impressions
- Diminuer le temps de recherche de document dans l'entreprise
- Faciliter et homogénéiser la gestion des documents dans l'entreprise
- Diminuer le risque du document papier (vols, incendie, pertes)
- Augmenter le nombre de document traité par jour
- Capitalisation et partage de la connaissance de l'entreprise
- Récupérer des M2 de bureau en détruisant les archives papiers
- Partager la même connaissance d'un client, d'un fournisseur, d'un salarié au sein de l'entreprise et être plus réactif face à cet acteur
- Améliorer la confidentialité
- Désengorger les serveurs en réduisant la duplication d'information ( serveur de messagerie avec stockage des pièces jointes, serveurs de fichiers avec stockage des documents bureautiques, serveurs applicatifs avec stockage des états informatiques...)
- Externaliser le traitement des documents
- Répondre aux contraintes d'une norme imposée à l'entreprise
Qui sont les clients ou utilisateurs potentiels ?
- Les utilisateurs d'un service, d'un département, d'une direction
- L'ensemble des utilisateurs de l'entreprise
- Le ou les fournisseurs ou le ou les clients
- Un partenaire ou organisme extérieur
Quelles sont ses principales caractéristiques attendues ?
- Circulation du document
- Consultation simple et rapide
- Archivage légal et pérenne
- Traçabilité des opérations réalisées sur les documents
Les objectifs visés, les principales contraintes à respecter :
Quantifier si possible les objectifs et définir leur ordre de priorité
L'environnement du projet
- Normes à respecter
- Contraintes techniques à respecter
- Activités de l'entreprise concernées
Présentation des études effectuées et résultats obtenus
Évaluation du marché potentiel ou de la demande interne
- Estimation du temps passé moyen à rechercher les documents
- Estimation du nombre de documents non retrouvés
- Identification des utilisateurs n'ayant pas accès aux informations
Solutions techniques envisageables, performances probables
- Performances en temps d'accès, en volume...
- Mode de recherche attendu : index, full-text
- Identification du nombre d'année de document à mettre en ligne
.....
Diagnostic de rentabilité
Evaluation des moyens nécessaires pour la réalisation
- Serveur
- Scanner
- Logiciel
- Service
- Formation
- Numérisation
Estimation des gains générés
- Sans GED, la gestion du papier représente 3 à 5% du chiffre d'affaires.
- Économies financières sur l'achat des matériels d'archivage.
- Gains sur le coût de l'archivage papier
- Sécurité accrue
Evaluation du retour sur investissement
Opportunité du projet
- Impact du projet sur l'entreprise (positionnement sur le marche, image, accroissement des compétences, climat social, motivation....)
- Intérêt par rapport aux orientations stratégiques de l'entreprise
- Risques encourus si l'on fait ou si l'on ne fait pas le projet
- Critères de succès du projet
- Facteurs critiques de succès
Organisation envisagée
Acteurs du projet
Commanditaire du projet (MOA)
- Quels sont les soutiens au projet ?
Groupe utilisateur ou secteur pilote
- Qui va être parties prenantes pour valider la solution et améliorer le système
Réalisation du projet (MOE)
- Ressources internes et externes à mobiliser pour réaliser le projet
- Qui numérise ?
Déroulement du projet
Spécifications du besoin
- Activités
§ Analyse de la demande
§ Choix de l'outil
§ Règles et recommandations
§ Définition de l'organisation
§ Planning
- Produit en sortie
§ Rapport
Analyse détaillée
- Activités
§ Paramétrage
§ Installation environnement de prototypage
§ Règles d'utilisation
§ Règles d'administration
- Produit en sortie
§ Maquette, prototype ou projet pilote
Projet Pilote ou prototype
- Activités
§ Installation environnement opérationnel
§ Formation
§ Support technique
§ Accompagnement du changement
- Produit en sortie
§ Système opérationnel
§ Documentation
§ Recette
Evolution
Dernière mise à jour : novembre
2007
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