On pourra ainsi mieux identifier les documents à intégrer dans la GED et définir leur durée de conservation.
Le tableau de gestion des documents
Définition des informations à recueillir
Statut
Permet de définir l'importance du document.
- Vital
- Important
- Utile
- Non essentiel
Durée de conservation
Permet de préciser la durée de conservation du document en fonction des textes réglementaires et des législations en vigueur dans les domaines d'activités de l'entreprise. Cette durée est souvent exprimée en années.
Texte réglementaire de référence
Référence au texte règlementaire ou législatif :
- Justificatifs comptables
- Code du commerce
- Code du travail
- Arrêté du xxx
Support de conservation recommandé
Type de support de conservation du document recommandé ou exigé. Le format électronique est de mieux en mieux reconnu par la loi ... à vérifier et faire évoluer votre tableau en fonction. Le plus dur n'étant pas forcément de faire évoluer le tableau mais plutôt les mentalités !
- Papier
- Electronique
- Papier / électronique
Sort final
A l'issue de la durée de conservation du document, le document est soit éliminé, soit conservé.
- Destruction du document
- Conservation du document
- Tri selon critère fixé par l'entreprise
Observations
Indications supplémentaires sur le document.
Exemple de présentation d'un tableau de gestion des documents
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DOCUMENTS |
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Sort du document |
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Typologie du document |
Statut |
Durée de conservation |
Texte réglementaire de référence |
Support de conservation recommandé |
Sort final |
OBSERVATIONS |
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Activités concernées |
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Document1 |
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Document2 |
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Document3 |
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Document4 |
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Exemple pour le bulletin de salaire
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DOCUMENTS |
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Sort du document |
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Typologie du document |
Statut |
Durée de conservation |
Texte réglementaire de référence |
Support de conservation recommandé |
Sort final |
OBSERVATIONS |
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DRH |
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Bulletin de salaire |
Utile |
5 ans |
Code du travail art. L. 143-14 |
Papier / électronique |
Conserve |
En tant que particulier, vous avez intérêt à conserver l'original. |
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Livre de paye |
Important |
90 ans |
Code du travail L. 143-5 et R. 143-2 |
Papier / électronique |
Conserve |
Il est conseillé pour l'entreprise de conserver le double pour le départ à la retraite de l'employé. |